Assistenz der Bereichsleitung / Projektassistenz (m/w/d)

About this job

Deine Aufgaben • Terminmanagement: Organisation und Koordination interner und externer Termine, Besprechungen und regelmäßiger Abstimmungen. • Reisemanagement: Planung und Organisation von Geschäftsreisen sowie Bearbeitung der damit verbundenen administrativen Aufgaben. • Bestell- und Einkaufsmanagement: Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen sowie Prüfung eingehender Einkaufsfreigaben unter Berücksichtigung vorgegebener Budgets. • Controlling und Personaladministration: Pflege und Auswertung von Personalkennzahlen sowie Dokumentation personeller Veränderungen. • Zeiterfassung: Pflege und Überwachung von Arbeitszeitdaten und Zeiterfassungssystemen. • Präsentationen und Auswertungen: Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Excel-Übersichten und Analysen für Management-Meetings und Entscheidungsrunden. • Prozessmanagement: Unterstützung bei der Entwicklung, Einführung und Optimierung von Methoden, Prozessen und Systemen. • Meeting- und Workshoporganisation: Koordination von Gremien, Regelterminen und Workshops sowie Unterstützung bei deren Vorbereitung und Moderation. • Projektunterstützung: Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten und Unterstützung der Projektkoordination. • Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung bei der Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Dein Profil • Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, beispielsweise als Bereichsassistenz, Teamassistenz, Management Assistant oder Projektassistenz. • Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ein Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge. • Erfahrung im Prozessmanagement, in der Prozessoptimierung oder in der Methodenentwicklung. • Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint. • Idealerweise Erfahrung mit SAP und SRM-Systemen. • Kenntnisse im Controlling, in der Personaladministration oder im Qualitätsmanagement sind von Vorteil. • Gute Präsentations- und Moderationsfähigkeiten. • Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. • Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten. • Eine strukturierte, zielorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise. • Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine parallel zu koordinieren.